„Mógł to wysłać e-mailem”. Jak często miałeś tę znużoną myśl po wyjściu z kolejnego spotkania? W miarę jak stres rośnie, a obciążenia pracą stają się coraz bardziej dotkliwe, spotkania absorbują coraz więcej cenniejszego czasu.

W miarę jak Wiley Workplace Intelligence kontynuuje badania nad wzrostem stresu związanego z pracą, niepotrzebne lub chaotyczne spotkania wielokrotnie pojawiały się jako źródło części stresu i niepotrzebnego napięcia. Niezależnie od tego, czy spotkania te nie mają jasnego celu lub agendy, czy też są po prostu zbyt częste, czas spędzany w ciągu dnia pracy na rozmowach wideo lub w salach konferencyjnych wzrasta i obciąża pracowników na wszystkich szczeblach.

Przeprowadziliśmy ankietę wśród 1500 osób, aby lepiej zrozumieć narastający wpływ zmęczenia spotkaniami w kontekście stresu w pracy, a uzyskane wyniki nie były zaskoczeniem. Nasze badania wykazały bezpośrednią korelację między ilością czasu spędzonego na spotkaniach a poziomem silnego stresu.

Więcej spotkań, więcej stresu.
60% ankietowanych, którzy spędzili ponad 15 godzin tygodniowo na spotkaniach, przyznało się do poważnego stresu.

Wszyscy mieliśmy takie dni, które były całkowicie poświęcone spotkaniom. Kiedy w końcu zamkniesz komputer, możesz się zastanawiać „Co ja właściwie dzisiaj zrobiłem?” Kiedy spędzasz godziny na rozmowach telefonicznych, normalnie produktywny dzień pracy może przeobrazić się w mglisty wir, przeskakując z tematu na temat, nie mając satysfakcji z faktycznego ukończenia czegokolwiek z rosnącej listy rzeczy do zrobienia.

Nasze badania wykazały, że prawie dwie trzecie ankietowanych, którzy spędzali ponad 15 godzin tygodniowo na spotkaniach, zgłosiło wysoki poziom stresu. Może to mieć wiele przyczyn, od zwykłego zmęczenia uwagi i wypalenia zawodowego po poczucie braku kontroli nad własnym harmonogramem lub brak czasu na wykonanie swojej pracy. Być może jest to sprzeczne z intuicją, ponieważ zapracowanie jest często postrzegane jako oznaka produktywności, ale im więcej spotkań się odbywa, tym mniej produktywne może się to wydawać, a to może również odbić się na zdrowiu psychicznym.

Ważne jest, aby pamiętać, że spotkania nie wpływają tylko na czas spędzony na samym spotkaniu. Czas między połączeniami może wydawać się mglisty, bez wystarczającej ilości czasu na skupioną pracę lub nadrabianie zadań. Ciągłe przełączanie się między tematami może być wyczerpujące psychicznie, a presja, aby pozostać zaangażowanym w dyskusje jedna po drugiej, może prowadzić do wypalenia. Posiadanie wielu spotkań przed kamerą dziennie może tylko pogorszyć to wypalenie. Samoświadomość osiąga zupełnie nowy poziom, gdy jesteś zmuszony wpatrywać się we własne odbicie przez wiele godzin, co prowadzi do własnych skutków dla zdrowia psychicznego.

Koszt nieproduktywnych spotkań
2/3 odczuwa zmęczenie z powodu nieproduktywnych spotkań.

Spotkania są oczywiście planowane z jakiegoś powodu; ludzie zazwyczaj nie wybierają dobrowolnego marnowania własnego czasu. Jednak dwie trzecie naszych respondentów zgłosiło zmęczenie spotkaniami z powodu nieproduktywnych spotkań. Wszyscy przez to przeszliśmy, wchodzimy na rozmowę i rozglądamy się, czekając, aż ktoś przejmie inicjatywę, a zamiast tego słyszymy jedynie ciszę, ponieważ wszyscy usiłują sobie przypomnieć, dlaczego dokładnie zaplanowaliśmy spotkanie i kto jest za nie odpowiedzialny.

Nieproduktywne spotkania pochłaniają mnóstwo czasu, energii i zasobów. Zmniejszają ogólną produktywność i wydajność, odciągając ludzi od bardziej znaczącej pracy, co wpływa na morale. Z czasem zbyt wiele nieproduktywnych spotkań może prowadzić do wycofania się. Może to mieć znaczący wpływ zarówno na samopoczucie pracowników, jak i na wynik finansowy.

Mimo że 57% menedżerów uważa, że ​​większość ich spotkań jest konieczna, tylko 32% twierdzi, że spotkania, w których uczestniczą, są skuteczne. Ta statystyka pokazuje obszar możliwości dla organizacji. Kiedy jasne cele, plany i pożądane wyniki zostaną określone przed spotkaniem, ludzie mogą przyjść przygotowani na ożywioną i produktywną dyskusję, co prowadzi do bardziej efektywnego wykorzystania czasu.

Jak zmaksymalizować efektywność spotkań.
Spotkania, jeśli są skutecznie wykorzystywane, są niezbędną i cenną okazją do osiągnięcia spójności, zacieśnienia więzi (szczególnie w przypadku zespołów hybrydowych), promowania odpowiedzialności i zapewnienia czasu na współpracę.

Nasi respondenci wskazali trzy najważniejsze rzeczy, które pomogłyby zwiększyć produktywność spotkań, przynosząc korzyści zarówno pracownikom, jak i organizacji.

Najlepsze sposoby na maksymalizację czasu spotkań

  1. Podziel się jasnym planem działania
  2. Określ ważne decyzje
  3. Jasno zdefiniowane elementy działań

Tematem przewodnim jest przejrzystość. Poświęcenie czasu na przemyślenie pożądanego wyniku przed kliknięciem przycisku Wyślij zaproszenie na spotkanie może być różnicą między większym zmęczeniem a wykonaniem zadań. Zapewnienie ustrukturyzowanego harmonogramu, zaplanowanie częstych przerw i krótszych/mniej spotkań również znalazły się na liście sposobów, w jakie organizacje mogą zmienić swoją kulturę wokół spotkań i zmaksymalizować ich wartość.

W miarę postępu innowacji technologicznych, sztuczna inteligencja (AI) daje możliwość usprawnienia niektórych zadań związanych ze spotkaniami w celu zwiększenia ich skuteczności. Wykorzystanie generatywnej AI, takiej jak Copilot lub ChatGPT, do tworzenia agendy lub identyfikowania celów to świetny sposób na wykorzystanie postępu technologicznego i zaoszczędzenie czasu. Wiele narzędzi do współpracy, takich jak Microsoft Teams, Zoom i tym podobne, ma funkcje transkrypcji i robienia notatek, które mogą pomóc liderom identyfikować wnioski, delegować obowiązki i maksymalizować skuteczność spotkań bez ograniczania ich przepustowości i dodawania uciążliwych zadań do wykonania.

Zmniejszenie zmęczenia spotkaniami jest niezbędne do utrzymania dobrego samopoczucia pracowników i maksymalizacji produktywności. Gdy spotkania są celowe, ukierunkowane i ograniczone do tego, co konieczne, jednostki mają więcej czasu i energii psychicznej, aby wykonywać znaczącą pracę, która jest bardziej satysfakcjonująca. Usprawnienie spotkań nie tylko zmniejsza stres i wypalenie, ale także zwiększa zaangażowanie, kreatywność i ogólną wydajność organizacji. Krótko mówiąc: nasze badania pokazują, że mniej, lepszych spotkań prowadzi do szczęśliwszych ludzi i lepszych wyników.